Politica de Retenție a Datelor

Această politică descrie cât timp păstrăm fiecare categorie de date cu caracter personal și care este temeiul/motivul acestei perioade. Politica pune în aplicare principiile limitării stocării și minimizării datelor prevăzute de Art. 5(1) din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Rolurile Vocalyy — operator vs. persoană împuternicită

D.O.D.O. OFFICE OUTLET S.R.L. acționează în două calități juridice distincte, în funcție de categoria de date, iar perioadele de retenție de mai jos trebuie citite în această cheie:

• Operator (Controller) pentru datele proprii ale clientului nostru (persoana de contact, reprezentant legal, date de facturare, date de cont/autentificare, comunicări comerciale). Pentru aceste date, Vocalyy stabilește singur scopurile și mijloacele prelucrării.
• Persoană împuternicită (Processor) pentru datele apelanților clientului nostru (clienții, pacienții sau potențialii clienți ai afacerii care sună sau sunt sunați prin agentul vocal Vocalyy). Pentru aceste date, clientul Vocalyy este operator, iar noi prelucrăm exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului, conform Art. 28 GDPR.

Vocalyy nu stabilește scopurile sau temeiul juridic pentru care clientul nostru colectează date despre apelanții săi. Clientul, în calitate de operator, este responsabil pentru identificarea temeiului juridic aplicabil (de exemplu, consimțământ, interes legitim sau executarea unui contract), pentru informarea persoanelor vizate (apelanților) și pentru obținerea oricărui consimțământ necesar, inclusiv pentru date din categorii speciale conform Art. 9 GDPR sau date CNP conform Legii 190/2018.

2. Tabelul perioadelor de retenție

Tabelul de mai jos este referința unică pentru perioadele de retenție folosite de Vocalyy.

Perioadele de retenție sunt fixe și identice pentru toți clienții: 30 de zile pentru înregistrarea audio, 12 luni pentru transcriere, numărul de telefon și metadatele apelului. Înregistrarea audio poate fi dezactivată complet, per agent, din configurarea agentului.

Categorie	Perioadă	Bază legală / motiv
Numărul de telefon al apelantului	12 luni	Interes legitim al clientului (operator) pentru istoricul relației cu apelantul; necesitate operațională Vocalyy ca persoană împuternicită
Metadate apel (dată, oră, durată)	12 luni	Idem
Transcrierea completă a conversației	12 luni	Poate conține date din categorii speciale (de exemplu, date de sănătate) — impune retenție limitată și securitate sporită conform Art. 9 GDPR și Legii 190/2018
Înregistrarea audio a apelului (Supabase Storage, UE/Frankfurt)	30 de zile de la data apelului, ștergere automată	Interes legitim al clientului (operator) pentru verificarea calității și dovada conversației; perioadă scurtă în aplicarea principiului limitării stocării, Art. 5(1)(e) GDPR
Date de facturare (client Vocalyy)	5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite	Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, astfel cum a fost modificată prin Legea 36/2023
Jurnale de audit (audit logs)	24 de luni	Responsabilitate (accountability) conform Art. 5(2) GDPR și investigarea incidentelor de securitate (Art. 32 GDPR). Perioada e mai lungă decât retenția datelor apelanților (12 luni) tocmai ca să putem demonstra, ulterior, ce s-a întâmplat cu acele date și când au fost șterse.
Date site/demo (nu date de apelanți client)	12 luni de la ultima interacțiune	Date din formularele de pe site (cereri de demo, contact, înscriere). Interes legitim al Vocalyy (Art. 6(1)(f) GDPR) pentru gestionarea și urmărirea cererilor comerciale. Termenul se reînnoiește la fiecare contact nou; dacă persoana devine client, datele intră sub regimul „Date de cont”.
Cookie-uri	Maximum 13 luni (cookie-uri non-esențiale); pe durata sesiunii (cookie-uri strict necesare)	Consimțământ, Art. 6(1)(a) GDPR (pentru cookie-uri non-esențiale). Termenul de 13 luni este limita maximă recomandată la nivel european pentru cookie-urile de analiză, după care consimțământul se solicită din nou.
Date de cont (client Vocalyy: nume, telefon, business, autentificare)	Pe durata contractului + 3 ani de la încetare	Executarea contractului, Art. 6(1)(b) GDPR, plus termenul general de prescripție de 3 ani pentru eventuale pretenții (art. 2517 Cod civil). Documentele contabile și facturile se păstrează separat, conform termenului deja indicat mai sus pentru facturare.

3. Înregistrarea audio

Înregistrarea audio a fiecărui apel este stocată de Vocalyy, în Supabase Storage, Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania), timp de 30 de zile de la data apelului. La expirarea acestei perioade, exemplarul nostru este șters automat și definitiv, printr-un proces zilnic de curățare.

În aceste 30 de zile, clientul poate asculta și descărca orice înregistrare din secțiunea Istoric apeluri a dashboard-ului. Copia descărcată rămâne în posesia clientului, pe dispozitivul propriu, pentru totdeauna — din momentul descărcării, clientul devine singurul operator al acelei copii și este singurul responsabil pentru securitatea, stocarea și orice prelucrare ulterioară a acesteia.

Înregistrarea audio poate fi dezactivată complet, per agent, direct din configurarea agentului. Vocalyy nu păstrează audio după cele 30 de zile și nu îl folosește pentru antrenarea niciunui model AI.

4. Ștergerea automată

Avem mecanisme automate care rulează periodic pentru a șterge datele care au depășit perioada de retenție aplicabilă din tabelul de la Secțiunea 2. Aceste mecanisme sunt monitorizate periodic pentru a confirma funcționarea corectă.

5. Ștergerea la cererea ta (Art. 17 GDPR)

Ai dreptul de a solicita ștergerea datelor tale cu caracter personal ("dreptul de a fi uitat", Art. 17 GDPR) oricând, prin:

• Email la privacy@vocalyy.ro sau dpo@vocalyy.ro
• Buton "Șterge contul" din dashboard (unde este disponibil)
• Cerere scrisă la sediul social al D.O.D.O. OFFICE OUTLET S.R.L.

Ne angajăm să răspundem în termen de maximum 30 de zile de la primirea cererii, conform Art. 12 GDPR.

6. Excepții de la ștergere

Conform Art. 17(3) GDPR, dreptul la ștergere nu este absolut. Nu putem șterge anumite date atunci când există o obligație legală de păstrare, printre care:

• Date de facturare — păstrate 5 ani conform Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 (astfel cum a fost modificată prin Legea 36/2023)
• Date necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță — până la expirarea termenului de prescripție aplicabil
• Jurnale de audit — necesare pentru îndeplinirea obligațiilor de securitate conform Art. 32 GDPR

În aceste cazuri, restrângem accesul la datele respective doar la persoanele autorizate și nu le folosim în alte scopuri decât cel care justifică păstrarea lor.

7. Ștergerea fizică — cascada tehnică

Odată declanșată, ștergerea unei categorii de date se propagă prin toate sistemele în care aceasta este stocată:

• Baza de date principală — ștergere din sistemul activ
• Cache și jurnale (logs) operaționale — eliminare în cel mai scurt timp posibil
• Copii de rezervă (backup-uri) — eliminare la următoarea rotație a ciclului de backup
• Sub-procesatori — solicităm ștergerea corespunzătoare conform obligațiilor contractuale asumate prin Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA) semnat cu fiecare sub-procesator

8. Audit și verificare

Politica de retenție este revizuită periodic pentru a confirma că perioadele declarate corespund practicii efective și obligațiilor legale în vigoare.

9. Modificări ale politicii

Orice modificare a acestei politici va fi:

• Publicată pe această pagină, cu data noii versiuni
• Comunicată clienților noștri cu suficient timp înainte de intrarea în vigoare, pentru modificările semnificative

10. Contact

Pentru întrebări despre retenție sau pentru a solicita ștergerea datelor tale:

• Canal de contact privind confidențialitatea: dpo@vocalyy.ro
• Cereri privind exercitarea drepturilor (DSAR): privacy@vocalyy.ro

Adresa dpo@vocalyy.ro este un canal de contact privind confidențialitatea și nu implică, prin ea însăși, desemnarea formală a unui responsabil cu protecția datelor (DPO) în sensul Art. 37 GDPR.

Pagini conexe: Politica de Confidențialitate · Sub-procesatori · Despre Sistemul AI · Acord de Prelucrare a Datelor (DPA)