Politica de Confidențialitate

Această politică explică ce date colectăm atunci când folosești site-ul vocalyy.ro, când rezervi o demonstrație sau când utilizezi serviciul nostru de agent vocal AI, și cum protejăm aceste date conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (UE) 2016/679 ("GDPR") și legislației române aplicabile, inclusiv Legea nr. 190/2018.

1. Cine suntem

D.O.D.O. OFFICE OUTLET S.R.L., persoană juridică română, care operează platforma și marca „Vocalyy", cu sediul social în Sat Dudu, Comuna Chiajna, Str. Rezervelor nr. 54, bl. 7, ap. 23, jud. Ilfov, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Ilfov sub nr. J23/4990/2023, cod unic de înregistrare (CUI) 48578743, reprezentată legal prin Olaru Ciprian Valentin (administrator), operează site-ul vocalyy.ro și serviciul de agent vocal AI Vocalyy. Pentru orice întrebări legate de protecția datelor ne poți contacta la agent@vocalyy.ro.

2. Rolurile noastre: operator vs. persoană împuternicită

D.O.D.O. OFFICE OUTLET S.R.L. acționează în două calități juridice distincte, în funcție de categoria de date:

1. OPERATOR (Controller) pentru datele proprii ale clientului nostru (persoana de contact, reprezentant legal, date de facturare, date de cont/autentificare, comunicări comerciale). Pentru aceste date, Vocalyy stabilește singur scopurile și mijloacele prelucrării și răspunde direct față de client ca persoană vizată.
2. PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ (Processor) pentru datele apelanților clientului (clienții, pacienții sau potențialii clienți ai afacerii care sună sau sunt sunați prin agentul vocal Vocalyy). Pentru aceste date, clientul Vocalyy este operator, iar Vocalyy prelucrează exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului (configurarea agentului vocal, scriptul conversației, scopul apelurilor), conform Art. 28 GDPR.

Detaliile complete ale relației operator–persoană împuternicită, inclusiv obligațiile reciproce, sunt reglementate prin Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA) semnat cu fiecare client B2B.

3. Ce date colectăm

3.1 Date colectate când vizitezi site-ul

• Adresa IP, tipul browserului, sistemul de operare, paginile vizitate
• Data și ora vizitei, sursa traficului (de unde ai venit)
• Cookies (vezi secțiunea 12)

3.2 Date pe care ni le furnizezi când rezervi o demonstrație

• Numele complet
• Adresa de e-mail
• Numărul de telefon
• Numele afacerii și industria în care activezi
• Note opționale despre nevoile tale

3.3 Date colectate când testezi un agent vocal demo pe site

• Înregistrarea audio a apelului tău cu agentul demo (de regulă maxim 2 minute)
• Transcrierea automată a conversației
• Permisiunea acordată browserului pentru microfon

Pentru această interacțiune specifică — testul demo de pe site — solicităm consimțământul tău explicit înainte de pornirea microfonului. Este singurul temei juridic folosit pentru înregistrarea demo (vezi tabelul din secțiunea 6).

3.4 Date colectate ca abonat al serviciului Vocalyy

• Date de facturare: nume firmă, CUI, adresă, IBAN dacă e cazul
• Date de contact ale persoanei autorizate
• Date despre afacerea ta necesare pentru construirea agentului (program, prețuri, servicii, întrebări frecvente etc. — pe care ni le furnizezi tu prin formularul de onboarding sau pe apel)
• Date despre apelurile pe care agentul tău le procesează — vezi secțiunea 4 pentru detalii complete

4. Date despre apelanții agentului tău — cum funcționează

Când agentul tău vocal răspunde la un apel sau sună un contact, Vocalyy prelucrează date despre acel apelant exclusiv pe baza instrucțiunilor tale documentate, în calitate de persoană împuternicită. Iată exact ce se întâmplă cu fiecare tip de dată:

4.1 Ce afișează dashboard-ul Vocalyy

• Numărul de telefon al apelantului — vizibil în secțiunea "Istorie apeluri"
• Metadatele apelului — dată, oră, durată
• Transcrierea completă a conversației — vizibilă integral în secțiunea "Transcriere apel"
• Înregistrarea audio a apelului — stocată direct pe platforma Vocalyy (vezi secțiunea 4.2)

Declarăm onest: transcrierea completă a fiecărei conversații este stocată și afișată în dashboard-ul tău. Nu ștergem sau anonimizăm conținutul conversației implicit.

4.2 Unde este stocată înregistrarea audio

Înregistrarea audio a fiecărui apel este stocată direct de Vocalyy, în infrastructura noastră — Supabase Storage, într-un centru de date din Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania) — timp de 30 de zile de la data apelului, apoi este ștearsă automat și definitiv. În acest interval, clientul poate asculta și descărca înregistrarea din dashboard; din momentul descărcării, clientul devine singurul operator al acelei copii. Stocarea înregistrării audio poate fi dezactivată complet, per agent, din configurarea agentului. Cele 30 de zile reprezintă politica noastră de retenție, aplicabilă exemplarului stocat de noi. ElevenLabs, sub-procesatorul nostru de voce AI, procesează vocea în tranzit (recunoaștere vocală și generarea răspunsului vocal al agentului); nu folosim stocarea ElevenLabs pentru înregistrări, iar retenția proprie a ElevenLabs pentru conținutul procesat prin API-ul lor este guvernată de DPA-ul ElevenLabs (secțiunea 9.2), nu de prezenta politică.

5. Categorii speciale de date și CNP

Transcrierile conversațiilor pot conține, în funcție de industria clientului (de exemplu, clienți medicali sau stomatologici), date privind sănătatea sau alte categorii speciale de date în sensul Art. 9 GDPR, precum și Cod Numeric Personal (CNP).

Clientul nostru, în calitate de operator, garantează că deține un temei juridic valid conform Art. 9 GDPR pentru orice categorie specială de date colectată prin agentul vocal, precum și că îndeplinește condițiile impuse de Art. 4 din Legea nr. 190/2018 atunci când prelucrarea implică CNP (inclusiv, dacă temeiul este interesul legitim, măsuri tehnice de minimizare, termene de stocare definite și instruirea personalului propriu). Vocalyy prelucrează aceste date exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului, fără a stabili scopul sau temeiul juridic al colectării lor.

Din acest motiv, tratăm securitatea și retenția transcrierilor ca priorități — vezi secțiunile 7 și 13.

6. De ce le colectăm (temei legal)

Categorie de date	Scop	Temei legal GDPR
Date de trafic web, cookies analitice	Înțelegerea utilizării site-ului, îmbunătățirea conținutului	Consimțământ (Art. 6.1.a)
Date din formularul de demo	Programarea și pregătirea apelului	Demersuri precontractuale (Art. 6.1.b)
Înregistrare audio + transcriere demo pe site	Funcționarea demonstrației interactive	Consimțământ (Art. 6.1.a)
Date de facturare și contractuale (client Vocalyy)	Executarea contractului de servicii	Contract (Art. 6.1.b) + Obligație legală (Art. 6.1.c)
Date de cont (nume, telefon, business, autentificare)	Furnizarea și administrarea contului	Contract (Art. 6.1.b)
Date despre apelanții agentului (număr, metadate, transcriere)	Furnizarea serviciului către clientul B2B, conform instrucțiunilor acestuia	Stabilit de client, ca operator (de regulă Art. 6.1.a, 6.1.b sau 6.1.f) — Vocalyy prelucrează ca persoană împuternicită, pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului

7. Cât timp păstrăm datele

Aplicăm următoarele perioade de retenție. Detalii complete și actualizate sunt publicate la politica noastră de retenție.

Categorie	Perioadă	Bază legală / motiv
Numărul de telefon al apelantului	12 luni	Interes legitim al clientului (operator) pentru istoricul relației cu apelantul; necesitate operațională Vocalyy ca persoană împuternicită
Metadate apel (dată, oră, durată)	12 luni	Idem
Transcriere completă a conversației	12 luni	Poate conține date speciale (sănătate) — impune retenție limitată și securitate sporită conform Art. 9 GDPR / Legea 190/2018
Înregistrarea audio a apelului	30 de zile de la data apelului, ștergere automată	Interes legitim al clientului pentru verificarea calității și dovada conversației; perioadă scurtă în aplicarea principiului limitării stocării, Art. 5(1)(e) GDPR
Date de facturare (client Vocalyy)	5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar	Art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, astfel cum a fost modificată prin Legea 36/2023
Jurnale de audit (audit logs)	24 de luni	Responsabilitate (accountability) conform Art. 5(2) GDPR și investigarea incidentelor de securitate (Art. 32 GDPR)
Date site/demo (nu date de apelanți client)	12 luni de la ultima interacțiune	Date din formularele de pe site (cereri de demo, contact, înscriere). Interes legitim al Vocalyy (Art. 6(1)(f) GDPR) pentru gestionarea și urmărirea cererilor comerciale. Termenul se reînnoiește la fiecare contact nou; dacă persoana devine client, datele intră sub regimul „Date de cont”.
Cookie-uri	Maximum 13 luni (non-esențiale); pe durata sesiunii (strict necesare)	Consimțământ Art. 6(1)(a) GDPR (cookie-uri non-esențiale)
Date de cont (client Vocalyy: nume, telefon, business, autentificare)	Pe durata contractului + 3 ani de la încetare	Executarea contractului Art. 6(1)(b) GDPR, plus termenul de prescripție de 3 ani (art. 2517 Cod civil)

Înregistrarea audio a apelului este stocată direct de noi în UE (Frankfurt) timp de 30 de zile de la data apelului, apoi este ștearsă automat. Poate fi dezactivată complet, per agent, din configurarea agentului (vezi secțiunea 4.2).

8. Cui le împărtășim (sub-procesatori)

Folosim furnizori externi care procesează date în numele nostru. Toți semnează contracte de prelucrare conforme GDPR.

Furnizor	Serviciu	Categorii de date	Locație	Mecanism transfer
ElevenLabs, Inc. [denumire juridică exactă și sediu social — de confirmat]	AI vocal (speech-to-text, modelul Scribe + text-to-speech); procesare vocală în tranzit. Vocalyy nu folosește stocarea ElevenLabs pentru înregistrările apelurilor — acestea sunt stocate exclusiv pe platforma Vocalyy. Retenția proprie a ElevenLabs pentru conținutul procesat prin API-ul lor este guvernată de DPA-ul ElevenLabs (secțiunea 9.2)	Voce/audio, transcriere în tranzit	SUA (statul New York)	SCC (încorporate în DPA-ul ElevenLabs)
Telnyx LLC	Telefonie / rutare apeluri (număr de telefon, flux media audio, metadate apel)	Număr de telefon, audio în tranzit, metadate apel	SUA (cu opțiune de reședință UE a datelor)	DPF
Anthropic PBC	Generarea asistată de răspunsuri la tichetele de suport	Conținutul mesajelor de suport transmise de Client	SUA	DPF
OpenAI, L.L.C.	Motor conversațional voce-la-voce (API Realtime, familia de modele GPT-4o) pentru unii agenți; sinteză vocală (text-to-speech) ca alternativă la ElevenLabs; embeddings pentru căutarea în baza de cunoștințe	Voce/audio, transcriere, conținut conversație (în tranzit/procesare)	SUA	DPF sau SCC
Deepgram, Inc.	Transcriere vocală (furnizor alternativ, activabil per agent)	Voce/audio, transcriere în tranzit	SUA	SCC
Supabase Inc.	Bază de date PostgreSQL + autentificare + stocare (inclusiv înregistrări audio pentru motorul vocal propriu, bucket "call-recordings")	Date de cont, date operaționale, înregistrări audio	UE (Frankfurt)	N/A (în UE)
Render Services Inc.	Găzduire backend	Date operaționale/aplicație	SUA	DPF — [de reconfirmat dacă încă în uz]
Resend	Email tranzacțional	Adrese email, conținut notificări	SUA	SCC-DPF — [de reconfirmat dacă încă în uz]
Cal.com Inc.	Verificarea programărilor — sub-procesator opțional, activat exclusiv dacă și când Clientul își conectează propriul cont. Cheia de acces este retransmisă, niciodată stocată de Vocalyy	Date de contact și de programare	UE/SUA	SCC
Stripe Payments Europe Ltd.	Plăți	Date de facturare/plată	UE (Irlanda)	N/A (în UE) — [de reconfirmat dacă încă în uz]
Google LLC	Google Workspace Calendar OAuth	Date de calendar/programare	SUA	DPF — [de reconfirmat dacă încă în uz]

Singurul element rămas necompletat în tabelul de mai sus este denumirea juridică exactă și sediul social al ElevenLabs, care vor fi preluate din documentele de facturare ale furnizorului. Restul informațiilor din tabel sunt confirmate.

Lista completă și actualizată este publicată la vocalyy.ro/subprocesatori. Notificăm clienții B2B prin e-mail cu minim 30 de zile înainte de orice modificare.

9. Transferuri internaționale

Anumiți furnizori (Telnyx, Anthropic, OpenAI, Deepgram, Render, Resend, Google, ElevenLabs) au sediul sau servere în afara Spațiului Economic European. Transferurile sunt protejate prin EU-US Data Privacy Framework (DPF) și, unde este aplicabil, prin Clauze Contractuale Standard (Standard Contractual Clauses) ale UE. Detaliile exacte per furnizor sunt disponibile la vocalyy.ro/subprocesatori. Nu transferăm date către alte țări terțe în afara celor listate acolo.

10. Drepturile tale (GDPR)

Conform GDPR ai dreptul:

• De acces (Art. 15) — să afli ce date avem despre tine
• De rectificare (Art. 16) — să corectezi date inexacte
• De ștergere / "dreptul de a fi uitat" (Art. 17) — să ne ceri să ștergem datele tale
• De restricționare a prelucrării (Art. 18) — să limitezi temporar procesarea
• De portabilitate (Art. 20) — să primești datele tale într-un format structurat
• De opoziție (Art. 21) — la procesarea bazată pe interes legitim
• De a nu face obiectul unei decizii automate exclusive cu efecte juridice/similare (Art. 22)
• De a-ți retrage consimțământul oricând (acolo unde am cerut consimțământ), fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare

Cererile se trimit la agent@vocalyy.ro. Răspundem în maxim o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit cu încă două luni în cazuri complexe, cu informarea ta prealabilă. Exercitarea acestor drepturi este gratuită.

Dacă ești apelant al unui client Vocalyy (nu client direct al nostru), drepturile tale se exercită în primul rând față de operator — afacerea care folosește agentul vocal. Vocalyy, ca persoană împuternicită, asistă clientul în soluționarea acestor cereri conform Art. 28(3)(e) GDPR.

11. Notificarea încălcărilor de securitate

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, Vocalyy notifică Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) fără întârzieri nejustificate și, acolo unde este posibil, în maxim 72 de ore de la data la care a luat cunoștință de încălcare, conform Art. 33 GDPR.

Dacă încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, informăm persoanele afectate fără întârzieri nejustificate, conform Art. 34 GDPR, cu excepția cazurilor în care se aplică excepțiile prevăzute de lege (de exemplu, datele erau criptate sau am luat măsuri ulterioare care elimină riscul ridicat).

Pentru datele apelanților clienților noștri (unde Vocalyy este persoană împuternicită), notificăm imediat clientul afectat, care rămâne responsabil, ca operator, pentru notificarea ANSPDCP și a propriilor persoane vizate, cu sprijinul nostru.

12. Cookies și tehnologii similare

Folosim cookies pentru:

• Cookies strict necesare (funcționarea site-ului — sesiune, preferințe de limbă) — nu necesită consimțământ
• Cookies analitice (numărarea vizitatorilor anonim) — necesită consimțământ, conform Art. 6.1.a GDPR

Îți cerem consimțământul prin bannerul afișat la prima vizită. Îți poți schimba preferințele oricând din linkul "Cookies" din subsolul site-ului.

13. Securitate

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform Art. 32 GDPR: criptare în tranzit (HTTPS / TLS 1.2+), control acces bazat pe roluri, parole hash-uite, monitorizare permanentă. Deoarece transcrierile pot conține date de sănătate sau alte categorii speciale, tratăm securitatea și accesul la aceste date ca prioritare. Niciun sistem nu este 100% impenetrabil — vezi secțiunea 11 pentru procedura noastră în cazul unei încălcări.

14. Minori

Serviciul Vocalyy se adresează exclusiv afacerilor (B2B). Nu colectăm intenționat date de la persoane sub 16 ani prin site-ul nostru sau formularele de demo. Dacă observi că un minor a furnizat date, scrie-ne la agent@vocalyy.ro și vom șterge.

15. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică. Modificările importante sunt anunțate prin e-mail (clienților) sau printr-un banner pe site cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Versiunea curentă este indicată în partea de sus a paginii.

16. Contact și plângeri

Pentru orice întrebare sau cerere despre datele tale: agent@vocalyy.ro.

Dacă nu ești mulțumit de răspunsul nostru, poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

• B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, 010336 București
• anspdcp@dataprotection.ro
• www.dataprotection.ro

Documente conexe: Termeni și Condiții, Politica de Retenție, Lista Sub-procesatorilor, Despre Sistemul AI, Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA).