Termeni și Condiții de Utilizare și Contract de Abonament (B2B)

Document acceptat electronic („click-through"), la înscriere/onboarding. Acceptarea se realizează prin bifarea expresă a acordului cu prezenții Termeni și cu Politica de confidențialitate, împreună cu Acordul de prelucrare a datelor (DPA).

Părțile

1. D.O.D.O. OFFICE OUTLET S.R.L., societate cu răspundere limitată de naționalitate română, cu sediul social în Sat Dudu, Comuna Chiajna, Str. Rezervelor nr. 54, bl. 7, ap. 23, jud. Ilfov, înmatriculată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Ilfov sub nr. J23/4990/2023, Cod Unic de Înregistrare (CUI) 48578743, reprezentată legal prin Olaru Ciprian Valentin, în calitate de administrator, exploatând marca și platforma „Vocalyy" — denumită în continuare „Furnizorul", „Vocalyy" sau „Societatea",

și

2. Clientul — persoana juridică, profesionistul sau întreprinderea identificată în formularul de înscriere (onboarding) și care acceptă prezenții Termeni — denumit în continuare „Clientul",

denumite împreună „Părțile", au convenit prezentul contract de abonament, alcătuit din prezenții termeni și condiții (denumiți „Termenii" sau „Contractul"), cu respectarea Legii nr. 287/2009 privind Codul civil (denumit „C.civ.").

Art. 1 — Definiții

1.1. „Serviciul" / „Platforma" — platforma SaaS „Vocalyy" de agenți vocali bazați pe inteligență artificială (recunoaștere a vorbirii, model lingvistic, sinteză vocală), inclusiv panoul de administrare, funcțiile de preluare/înregistrare/redirecționare a apelurilor și documentația aferentă.

1.2. „Clientul" — profesionistul, persoana juridică sau întreprinderea care utilizează Serviciul în scopul activității sale comerciale, industriale, artizanale ori profesionale (utilizare B2B).

1.3. „Utilizator autorizat" — persoana fizică (angajat, colaborator) căreia Clientul îi permite accesul la Serviciu sub contul său.

1.4. „Oferta" — comunicarea comercială (electronică) prin care se stabilesc pachetul, prețul, taxa de configurare și eventualele condiții specifice, acceptată de Client.

1.5. „DPA" — Acordul de prelucrare a datelor cu caracter personal, în sensul art. 28 GDPR, publicat pe vocalyy.ro și încorporat prin trimitere (Art. 9).

1.6. „Conținut al Clientului" — datele, textele, configurările, materialele și înregistrările apelurilor transmise de Client ori generate prin utilizarea Serviciului de către Client.

1.7. „GDPR" — Regulamentul (UE) 2016/679.

1.8. „Regulamentul privind IA" — Regulamentul (UE) 2024/1689.

1.9. „Apelant" — persoana fizică ce apelează numerele deservite de Agent.

Art. 2 — Serviciul și eligibilitatea B2B

2.1. Obiectul. Furnizorul acordă Clientului, pe durata Contractului, accesul la Serviciul Vocalyy, în schimbul plății abonamentului aplicabil, conform pachetului ales.

2.2. Exclusiv B2B. Serviciul este destinat exclusiv utilizării profesionale (business-to-business). Prin acceptarea Termenilor, Clientul declară și garantează că acționează în cadrul activității sale profesionale și nu în calitate de consumator; prin urmare, dreptul de retragere de 14 zile aplicabil consumatorilor (O.U.G. nr. 34/2014) nu se aplică.

2.3. Autoritate de reprezentare. Persoana care acceptă Termenii în numele Clientului declară că are autoritatea legală de a angaja Clientul.

2.4. Disponibilitate. Serviciul este furnizat în regim de disponibilitate-țintă, „ca atare" (Art. 11), fără un acord de nivel de serviciu (SLA) și fără credite de disponibilitate.

Art. 3 — Cont și verificarea calității de business

3.1. Crearea contului. Clientul furnizează, la înscriere, informații exacte, complete și actuale, inclusiv datele de identificare a întreprinderii (denumire, formă juridică, CUI, sediu, reprezentant).

3.2. Verificare. Furnizorul poate solicita documente care atestă calitatea de profesionist/întreprindere a Clientului. Furnizarea de date false sau incomplete constituie încălcare a Contractului și poate atrage suspendarea (Art. 15).

3.3. Securitatea contului. Clientul păstrează confidențialitatea credențialelor și răspunde de toate activitățile desfășurate sub contul său, inclusiv de faptele Utilizatorilor autorizați, notificând fără întârziere orice utilizare neautorizată.

Art. 4 — Licența de utilizare

4.1. Acordare. Sub rezerva respectării Termenilor și a plății abonamentului, Furnizorul acordă Clientului o licență limitată, neexclusivă, netransmisibilă și revocabilă de a utiliza Serviciul, exclusiv în scopurile interne de afaceri ale Clientului, pe durata Contractului.

4.2. Restricții. Clientul nu va: (a) revinde, sublicenția, închiria sau pune la dispoziția terților Serviciul, în afara Utilizatorilor autorizați; (b) copia, decompila sau efectua inginerie inversă asupra Serviciului, în afara limitelor permise imperativ de lege; (c) eluda limitările tehnice sau de securitate; (d) utiliza Serviciul pentru a construi un produs concurent.

4.3. Rezervarea drepturilor. Toate drepturile neacordate expres sunt rezervate Furnizorului (Art. 8).

Art. 5 — Utilizare acceptabilă; transparența AI și înregistrarea

5.1. Reguli de utilizare acceptabilă. Clientul nu va utiliza Serviciul pentru: (a) apeluri de marketing nesolicitate fără consimțământul prealabil al destinatarilor; (b) fraudă, înșelăciune, hărțuire, amenințări sau alte fapte ilicite; (c) conținut care încalcă drepturi ale terților ori legea; (d) tentative de acces neautorizat, supraîncărcare sau perturbare a Serviciului. Încălcarea prezentului articol constituie o încălcare materială a Contractului.

5.2. Transparența AI. La începutul fiecărui apel, Agentul comunică Apelantului faptul că interacționează cu un asistent vocal bazat pe inteligență artificială și, dacă înregistrarea este activă, faptul înregistrării (art. 50 din Regulamentul privind IA). Clientul, în calitate de operator/utilizator al sistemului AI față de propriii apelanți, nu poate solicita dezactivarea acestui anunț.

5.3. Consimțământul la înregistrare. Pentru înregistrarea apelurilor cu persoane fizice, Clientul răspunde de temeiul legal și de informarea/consimțământul cerut de lege. Anunțul de înregistrare nu poate fi dezactivat cât timp înregistrarea este activă.

5.4. Apeluri automate de ieșire (outbound). Pentru apelurile automate de ieșire, obținerea consimțământului prealabil al destinatarului, conform art. 12 din Legea nr. 506/2004, revine exclusiv Clientului.

5.5. Date restricționate. Clientul nu introduce în prelucrare codul numeric personal (CNP) și nu prelucrează categorii speciale de date (art. 9 GDPR — de ex. date de sănătate) în lipsa unui addendum semnat.

Art. 6 — Prețuri, facturare și taxe

6.1. Pachete și prețuri. Pachetele și prețurile aplicabile sunt cele publicate pe pagina de prețuri (vocalyy.ro) și, după caz, în Ofertă. În caz de neconcordanță, Oferta acceptată de Client prevalează.

6.2. Facturare și reînnoire. Abonamentul se facturează lunar, anticipat, cu reînnoire automată. Clientul poate anula reînnoirea oricând, cu efect la sfârșitul perioadei de facturare curente.

6.3. Depășiri. Consumul peste minutele incluse se tarifează conform paginii de prețuri, la sfârșitul ciclului de facturare.

6.4. TVA. Toate prețurile (abonament, taxă de configurare, depășiri) sunt exprimate fără TVA. TVA se aplică suplimentar, conform legislației fiscale în vigoare.

6.5. Taxa de configurare. Configurarea Agentului presupune o taxă unică, comunicată în Ofertă, facturată separat și nerambursabilă, întrucât remunerează munca de configurare efectuată, independent de durata utilizării ulterioare a Serviciului.

6.6. Garanția de rambursare de 7 zile (abonament). În primele 7 zile calendaristice de la plata abonamentului, Clientul poate solicita rambursarea integrală a abonamentului achitat, printr-o cerere scrisă, o singură dată. Taxa de configurare nu face obiectul acestei garanții (Art. 6.5). După expirarea celor 7 zile, abonamentul plătit nu se rambursează, inclusiv pentru perioade parțiale sau funcții neutilizate.

6.7. Întârziere la plată. Neplata la termen dă dreptul Furnizorului la dobânda legală penalizatoare între profesioniști și poate atrage suspendarea Serviciului (Art. 15).

6.8. Modificarea prețurilor. Furnizorul poate modifica prețurile cu un preaviz de cel puțin 30 de zile. Continuarea utilizării Serviciului după intrarea în vigoare a modificării constituie acceptare.

Art. 7 — Obligațiile Clientului

7.1. Obligații generale. Clientul se obligă: (a) să utilizeze Serviciul cu bună-credință și numai în scopuri licite și profesionale; (b) să respecte Termenii și DPA; (c) să achite la termen sumele datorate; (d) să mențină exacte datele de cont și de identificare; (e) să răspundă de Conținutul Clientului și de faptele Utilizatorilor autorizați; (f) să furnizeze și să mențină actuale informațiile comerciale (prețuri, produse, program) pe baza cărora funcționează Agentul.

7.2. Acuratețe și comenzi. Agentul redă informațiile astfel cum au fost furnizate de Client; Furnizorul nu răspunde de consecințele informațiilor inexacte sau neactualizate ale Clientului. Agentul preia și transmite Clientului detaliile comenzilor și programărilor, dar nu plasează și nu confirmă comenzi în numele Clientului; Clientul confirmă personal fiecare comandă cu clientul său final și își asumă obligațiile de protecție a consumatorului față de acesta.

7.3. Conformitate GDPR. Pentru datele apelanților, Clientul are calitatea de operator, iar Furnizorul de persoană împuternicită (Art. 9). Clientul răspunde de: temeiul legal al prelucrării; informarea persoanelor vizate (art. 13 GDPR); soluționarea cererilor persoanelor vizate; consimțământul la înregistrare și la apelurile outbound (Art. 5). Clientul nu va dezactiva anunțul de transparență AI.

7.4. Despăgubire. Clientul despăgubește și exonerează de răspundere Furnizorul pentru orice pretenții, sancțiuni, cheltuieli (inclusiv onorarii rezonabile de asistență juridică) și prejudicii ale terților decurgând din: încălcarea Termenilor sau a DPA de către Client; Conținutul Clientului; înregistrarea/prelucrarea apelurilor și a datelor cu caracter personal de către Client, inclusiv lipsa consimțământului, a informării ori a temeiului legal; apelurile outbound fără consimțământ valabil; încălcarea drepturilor terților. Această obligație supraviețuiește încetării Contractului.

Art. 8 — Date și proprietate intelectuală

8.1. Proprietatea Furnizorului. Serviciul, software-ul, modelele, interfețele, configurațiile, prompturile, documentația și marca „Vocalyy" aparțin exclusiv Furnizorului sau licențiatorilor săi. Nicio prevedere nu transferă Clientului asemenea drepturi, în afara licenței limitate de la Art. 4.

8.2. Conținutul Clientului. Clientul păstrează drepturile asupra Conținutului Clientului și acordă Furnizorului o licență limitată, neexclusivă, de a-l găzdui, prelucra și transmite strict în scopul furnizării Serviciului, în conformitate cu DPA. Clientul garantează că deține drepturile asupra materialelor furnizate.

8.3. Date agregate/anonimizate. Furnizorul poate genera și utiliza date agregate și anonimizate (care nu identifică Clientul, Utilizatorii sau persoanele vizate) în scopul operării și îmbunătățirii Serviciului, cu respectarea GDPR.

8.4. Feedback. Sugestiile și feedback-ul transmise de Client pot fi utilizate liber de Furnizor, fără obligații.

Art. 9 — Protecția datelor (încorporează DPA)

9.1. Încorporarea DPA. Prelucrarea datelor cu caracter personal este guvernată de DPA, publicat pe vocalyy.ro și parte integrantă din Contract. În caz de conflict privind prelucrarea datelor, DPA prevalează.

9.2. Roluri. Pentru datele apelanților și ale clienților finali ai Clientului, Clientul este operator, iar Furnizorul este persoană împuternicită (art. 28 GDPR), prelucrând exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului. Pentru datele de cont, de contact și de facturare ale Clientului, Furnizorul este operator independent, conform politicii sale de confidențialitate.

9.3. Trimitere. Măsurile tehnice și organizatorice, subîmputerniciții, transferurile internaționale și termenele de păstrare sunt reglementate în DPA.

Art. 10 — Confidențialitate

10.1. Fiecare Parte păstrează confidențialitatea informațiilor primite de la cealaltă (informații comerciale, tehnice, prețuri, know-how, condiții ale Contractului), nu le divulgă terților și le utilizează numai pentru executarea Contractului.

10.2. Obligația produce efecte pe durata Contractului și 2 ani după încetare.

10.3. Nu constituie încălcare divulgarea impusă de lege sau de o autoritate competentă, cu informarea prealabilă a celeilalte Părți în măsura în care este legal posibil.

Art. 11 — Garanții și limitări

11.1. Furnizare „ca atare". În măsura maximă permisă de lege, Serviciul este furnizat „ca atare" și „în funcție de disponibilitate", fără garanții exprese sau implicite de disponibilitate neîntreruptă, acuratețe, adecvare pentru un anumit scop ori absență a erorilor. Nu se acordă niciun nivel garantat de disponibilitate (SLA) și niciun credit de disponibilitate.

11.2. Rezultate generate de IA. Agentul funcționează pe modele cu caracter probabilistic; răspunsurile pot conține erori sau formulări inexacte. Ele nu constituie sfaturi profesionale (medicale, juridice, financiare), necesită supraveghere umană, iar Serviciul nu este un serviciu de urgență. Clientul verifică informațiile critice și comenzile înainte de a le confirma clientului final.

11.3. Furnizori terți. Serviciul depinde de furnizori terți (telefonie, modele AI, găzduire). Furnizorul nu garantează serviciile acestora și nu răspunde de întreruperile, erorile sau modificările lor.

Art. 12 — Limitarea răspunderii

12.1. Plafon. În măsura permisă de lege, răspunderea totală și cumulată a Furnizorului decurgând din Contract este limitată la cuantumul sumelor efectiv plătite de Client în cele 12 luni anterioare evenimentului generator de răspundere.

12.2. Prejudicii indirecte. Furnizorul nu răspunde pentru prejudicii indirecte, pierderi de profit, de venituri, de date, de clientelă ori de oportunități comerciale.

12.3. Excepții. Limitările de mai sus nu se aplică în privința: dolului sau culpei grave ale Furnizorului (art. 1355 C.civ.); încălcării obligației de confidențialitate; încălcării DPA de către Furnizor; și obligațiilor de despăgubire ale Clientului (Art. 7.4), care nu sunt plafonate. Nicio prevedere nu limitează răspunderea care nu poate fi limitată legal.

Art. 13 — Forță majoră și impreviziune

13.1. Forță majoră. Niciuna dintre Părți nu răspunde pentru neexecutarea cauzată de un eveniment de forță majoră (art. 1351 C.civ.), inclusiv întreruperi majore la furnizorii terți. Partea afectată notifică cealaltă Parte în termen de 7 zile și limitează efectele.

13.2. Impreviziune. Dacă executarea devine excesiv de oneroasă din cauza unei schimbări excepționale a împrejurărilor, Părțile renegociază cu bună-credință adaptarea Contractului (art. 1271 C.civ.).

Art. 14 — Durata

14.1. Intrarea în vigoare. Contractul intră în vigoare la data acceptării Termenilor (Art. 17).

14.2. Durata. Contractul produce efecte pe durata perioadei de abonament (lunar, cu reînnoire automată), până la încetare conform Art. 15.

Art. 15 — Încetare și suspendare

15.1. Încetare de către Client. Clientul poate anula reînnoirea automată oricând, cu efect la sfârșitul perioadei de facturare curente.

15.2. Încetare pentru culpă (pact comisoriu, art. 1553 C.civ.). În caz de neexecutare a unei obligații esențiale, inclusiv încălcarea materială a regulilor de utilizare (Art. 5) sau neplata, Partea prejudiciată poate rezilia Contractul de plin drept, fără intervenția instanței, după o notificare de remediere rămasă fără efect — sau imediat, în cazurile de risc de securitate ori juridic.

15.3. Efectele încetării. La încetare: licența de utilizare încetează, iar accesul Clientului se dezactivează; sumele datorate până la încetare devin exigibile; taxa de configurare și sumele plătite nu se rambursează (cu excepția garanției de 7 zile pe abonament, Art. 6.6); Clientul își exportă Conținutul înainte de încetare, conform DPA; clauzele care prin natura lor supraviețuiesc (Art. 7.4, 8, 10, 11, 12, 16, 17) rămân în vigoare.

15.4. Suspendare. Furnizorul poate suspenda, total sau parțial, accesul în caz de: încălcare a regulilor de utilizare; neplată; risc de securitate, juridic sau de reglementare. Suspendarea nu exonerează Clientul de obligațiile de plată scadente.

Art. 16 — Dispoziții diverse

16.1. Modificarea Termenilor. Furnizorul poate modifica Termenii cu un preaviz de cel puțin 30 de zile; continuarea utilizării după intrarea în vigoare constituie acceptare.

16.2. Cesiune. Clientul nu poate cesiona Contractul fără acordul scris prealabil al Furnizorului. Furnizorul poate cesiona Contractul unei societăți afiliate ori în cadrul unei reorganizări, cu notificarea Clientului.

16.3. Întregul acord. Termenii, împreună cu Politica de confidențialitate, DPA și Oferta aplicabilă, reprezintă întregul acord dintre Părți.

16.4. Nulitate parțială. Nulitatea unei clauze nu afectează restul Contractului; clauza afectată se înlocuiește cu una validă cât mai apropiată de intenția Părților.

16.5. Notificări. Notificările se transmit valabil prin e-mail: D.O.D.O. OFFICE OUTLET S.R.L. — agent@vocalyy.ro; Clientul — datele din cont/formularul de înscriere.

16.6. Prescripție. Termenul general de prescripție a dreptului la acțiune este de 3 ani (art. 2517 C.civ.).

Art. 17 — Acceptare electronică

17.1. Acceptare click-through. Acceptarea prin bifă/click la momentul înscrierii (onboarding) constituie executarea valabilă a Contractului și exprimarea consimțământului, în condițiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS).

17.2. Evidența acceptării. Furnizorul păstrează o evidență a acceptării cuprinzând numele, denumirea Clientului, marca temporală, adresa IP și versiunea Termenilor acceptată; această evidență face dovada acceptării până la proba contrară.

Art. 18 — Legea aplicabilă și jurisdicția

18.1. Lege aplicabilă. Prezentul Contract este guvernat de legea română.

18.2. Jurisdicție. Litigiile nesoluționate pe cale amiabilă în 30 de zile sunt de competența exclusivă a instanțelor din municipiul București, România.

D.O.D.O. OFFICE OUTLET S.R.L. — marca Vocalyy · vocalyy.ro · agent@vocalyy.ro